Jdi na obsah Jdi na menu
 


5. hodina Odesílání, příjem a jejich evidence

4. 8. 2009

5. hodina Odesílání, příjem a jejich evidence

Zásady razítkování a podepisování - -    každá úřední nebo obchodní písemnost musí být opatřena vlastnoručním podpisem odpovědného pracovníka a otiskem úředního razítka

 rozeznáváme:

1. kulatá razítka se státním znakem:

-    umísťujeme je na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru (všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení, rozsudky všech stupňů soudů, zákony, rozhodnutí, usnesení vlády, ministerstev a orgánů státní správy)

-    razítka umístíme nejméně tři řádky pod text doprostřed a podpisy ve vodorovné ose razítka vpravo

-    toto pravidlo neplatí u předtisků

2. razítka různých tvarů – firemní, podniková

-        na písemnosti běžného každodenního charakteru a styku

-        razítka umístíme pod text vpravo a podpisy pod razítko

pro razítkování a podepisování platí:

-     podpis nesmí zasahovat do razítka nebo ho překrývat

-     používáme pouze klasické barvy – modrá, černá

-     nepoužíváme zvýrazňovače – ani zelenou, červenou barvu

-     podepisuje-li se více osob, podpisy řadíme podle důležitosti funkce od nejvyššího k nejnižšímu (pod razítkem)

-    funkci a jméno můžeme vypsat strojopisně a vlastnoruční podpis pak umístíme nad strojopis

Odesílání a příjem korespondence Veškerý pohyb korespondence z a do podniku se zaznamenává do speciálních knih a to do:Knihy odeslané pošty Knihy příchozí pošty

V obou případech se zapisuje každá korespondence zvlášť: datum, číslo pořadí (jednací číslo), kdo komu odesílá a odkud korespondence přišla. Dále co je předmětem korespondence a u příchozí i kdo korespondenci převzal k vyřízení, včetně podpisu dotyčného do knihy příchozí pošty.

Označování pošty V některých příp. se příchozí dopis opatřuje razítkem, kam se vpisují údaje

z knihy došlé pošty, jako např. datum doručení, jednací číslo atd.

Ukládání, archivace, vyřazování a skartace písemností

Ukládání probíhá u všech korespondencí finančního rázu k dalšímu předkládání např. z daňových a finančních důvodů. Nejdříve do příručního archivu a po uplynutí doby do podnikové archivace.

Označování korespondence se provádí písmeny velké abecedy a to:

V – vyřízení - A – archivace - S – skartace

PÍSEMNOST – písemný materiál nebo dokument, příp. jiný nosič informací, který vstoupil do organizace nebo je produktem její činnosti. Vlivem rozvoje techniky se mezi písemnosti zařazují i diskety, CD-ROM, fotografie, mapy, diagramy apod.

SKARTACE – vyřazování písemností; zahrnuje také souhrn další činností s tím spojených.

SKARTAČNÍ LHŮTA – doba uváděná v letech, která udává, jak dlouho budou písemnosti v organizaci uloženy.

SKARTAČNÍ ŘÁD – organizační norma, kterou je upraven postup při vyřazování písemností, zvukových, obrazových a jiných záznamů.

SPIS – písemný dokument nebo soubor dokumentů, který vznikl při úředním jednání o jedné věci.

Domácí úkol: opakování učiva k 1. kontrolní písemné práci

 

Komentáře

Přehled komentářů

Zatím nebyl vložen žádný komentář
 

 

 

Z DALŠÍCH WEBŮ

REKLAMA