5. hodina Odesílání, příjem a jejich evidence
5. hodina Odesílání, příjem a jejich evidence
Zásady razítkování a podepisování - - každá úřední nebo obchodní písemnost musí být opatřena vlastnoručním podpisem odpovědného pracovníka a otiskem úředního razítka
rozeznáváme:
1. kulatá razítka se státním znakem:
- umísťujeme je na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru (všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení, rozsudky všech stupňů soudů, zákony, rozhodnutí, usnesení vlády, ministerstev a orgánů státní správy)
- razítka umístíme nejméně tři řádky pod text doprostřed a podpisy ve vodorovné ose razítka vpravo
- toto pravidlo neplatí u předtisků
2. razítka různých tvarů – firemní, podniková
- na písemnosti běžného každodenního charakteru a styku
- razítka umístíme pod text vpravo a podpisy pod razítko
pro razítkování a podepisování platí:
- podpis nesmí zasahovat do razítka nebo ho překrývat
- používáme pouze klasické barvy – modrá, černá
- nepoužíváme zvýrazňovače – ani zelenou, červenou barvu
- podepisuje-li se více osob, podpisy řadíme podle důležitosti funkce od nejvyššího k nejnižšímu (pod razítkem)
- funkci a jméno můžeme vypsat strojopisně a vlastnoruční podpis pak umístíme nad strojopis
Odesílání a příjem korespondence Veškerý pohyb korespondence z a do podniku se zaznamenává do speciálních knih a to do:Knihy odeslané pošty Knihy příchozí pošty
V obou případech se zapisuje každá korespondence zvlášť: datum, číslo pořadí (jednací číslo), kdo komu odesílá a odkud korespondence přišla. Dále co je předmětem korespondence a u příchozí i kdo korespondenci převzal k vyřízení, včetně podpisu dotyčného do knihy příchozí pošty.
Označování pošty V některých příp. se příchozí dopis opatřuje razítkem, kam se vpisují údaje
z knihy došlé pošty, jako např. datum doručení, jednací číslo atd.
Ukládání, archivace, vyřazování a skartace písemností
Ukládání probíhá u všech korespondencí finančního rázu k dalšímu předkládání např. z daňových a finančních důvodů. Nejdříve do příručního archivu a po uplynutí doby do podnikové archivace.
Označování korespondence se provádí písmeny velké abecedy a to:
V – vyřízení - A – archivace - S – skartace
PÍSEMNOST – písemný materiál nebo dokument, příp. jiný nosič informací, který vstoupil do organizace nebo je produktem její činnosti. Vlivem rozvoje techniky se mezi písemnosti zařazují i diskety, CD-ROM, fotografie, mapy, diagramy apod.
SKARTACE – vyřazování písemností; zahrnuje také souhrn další činností s tím spojených.
SKARTAČNÍ LHŮTA – doba uváděná v letech, která udává, jak dlouho budou písemnosti v organizaci uloženy.
SKARTAČNÍ ŘÁD – organizační norma, kterou je upraven postup při vyřazování písemností, zvukových, obrazových a jiných záznamů.
SPIS – písemný dokument nebo soubor dokumentů, který vznikl při úředním jednání o jedné věci.
Domácí úkol: opakování učiva k 1. kontrolní písemné práci